Atenção contadores: os principais erros na digitalização de documentos empresariais

De acordo com estudo recente da Joyfill, empresa americana especializada em digitalização e automação de formulários e documentos operacionais, 60% das empresas de serviços ainda dependem de acervos físicos em papel, o que evidencia falhas nos processos de digitalização e gerenciamento de documentos. O método, no entanto, se tornou uma etapa essencial para a modernização das companhias, necessitando de atenção com falhas que comprometem a eficiência, a segurança e a conformidade legal.

Para Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais, entre os principais erros está a ausência de um plano estruturado de digitalização, onde muitas empresas iniciam o processo de forma improvisada, sem mapear adequadamente os tipos de documentos, critérios de priorização ou a destinação dos arquivos físicos após a digitalização.

“Digitalizar não é apenas passar um documento no scanner. É um projeto que exige estratégia, padronização e visão de longo prazo”, explica Marcelo.

Outro deslize comum é não utilizar formatos de arquivo adequados, o que dificulta a indexação e a recuperação posterior da informação. Extensões como JPEG ou PNG, por exemplo, são comuns para imagens, mas pouco eficientes para documentos corporativos, pois não permitem busca por texto, além de ocuparem mais espaço. O ideal, segundo Araújo, é priorizar formatos como PDF/A, que são recomendados para arquivamentos de longo prazo.

“A falta de controle de acesso aos arquivos digitalizados também representa um risco significativo. Sem políticas claras de permissão e autenticação, os dados ficam vulneráveis a acessos indevidos ou perdas acidentais. É fundamental garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas informações, principalmente quando se trata de dados sigilosos ou pessoais”, destaca o especialista.

Além disso, muitas empresas negligenciam a validação jurídica da digitalização, ignorando normas como a Resolução 232 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Decreto nº 10.278/2020, que estabelecem os requisitos técnicos para que um documento digital tenha o mesmo valor legal do original físico. Sem seguir essas diretrizes, os arquivos podem ser contestados em auditorias ou processos judiciais.

A ausência de backup e políticas de preservação digital é outro erro grave, aponta o diretor. Ao digitalizar documentos, é indispensável garantir cópias seguras, armazenadas em servidores confiáveis ou na nuvem, com monitoramento contínuo. A perda de arquivos digitais por falhas técnicas pode ser tão danosa quanto a perda de documentos físicos.

“Erros como esses refletem a falta de uma cultura de gestão documental dentro das organizações. A digitalização deve ser parte de um processo maior, que envolva governança da informação, treinamento de equipes e atualização constante frente à legislação e à tecnologia”, reforça Marcelo Araújo.

Para evitar esses problemas, o porta-voz recomenda a contratação de empresas com expertise em digitalização segura e certificada, que ofereçam soluções completas, desde a coleta dos documentos físicos até a classificação, indexação e guarda digital conforme as normas vigentes.

“Com avanço da transformação digital, empresas que estruturam corretamente seu processo de digitalização ganham agilidade, reduzem custos operacionais e aumentam a confiabilidade de suas informações. Estamos falando não só de uma tendência, mas também de uma necessidade estratégica para quem deseja se manter competitivo e seguro no mercado atual. É um procedimento indispensável para todo e qualquer negócio”, finaliza o especialista.

Digitalização na contabilidade

A digitalização estratégica de documentos está diretamente ligada ao trabalho do contador mais até que de outras profissões, já que lida diariamente com informações sensíveis, obrigações legais e arquivos que exigem integridade e rastreabilidade. Em um cenário onde a conformidade regulatória e a segurança dos dados são fundamentais, o contador desempenha um papel-chave na organização e validação desses processos, garantindo que documentos fiscais, contábeis e trabalhistas sejam armazenados e acessados de forma segura e eficiente. 

Além disso, a adoção de práticas adequadas de digitalização — como o uso de formatos compatíveis, backups e controle de acessos — é essencial para que o profissional contábil possa atuar com mais agilidade e precisão, transformando a gestão documental em uma aliada da governança, da tomada de decisão e da competitividade empresarial.

Assim, a digitalização realmente faz parte do universo do contador e atualização se faz muito necessária.

Com informações adaptadas eBox Digital