Reforma Tributária: 4 passos essenciais para empresas

A partir de janeiro de 2026, todas as empresas estarão obrigadas a preencher corretamente os campos relativos ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto Seletivo (IS) nas notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFC-e).

Embora desde outubro de 2025 esses campos já estejam disponíveis em ambiente de produção, inicialmente o preenchimento terá caráter opcional, funcionando apenas como etapa de verificação e adaptação dos sistemas.

A medida marca o início da transição para o novo regime tributário sobre o consumo, previsto na Reforma Tributária, que substituirá tributos atuais e trará mudanças significativas para empresas de todos os portes.

Etapas fundamentais para a adequação

Para garantir uma transição segura, especialistas indicam quatro etapas de preparação que devem ser observadas por empresas, incluindo pequenos e médios negócios.

1 – Compreensão técnica e estratégica

O primeiro passo é realizar uma análise detalhada da legislação e avaliar os impactos que o novo sistema trará ao modelo de negócios.

Entre os pontos que exigem atenção estão:

• Funcionamento do split payment, sistema que fará a dedução automática de tributos a cada venda;
• Novas regras de compensação de créditos tributários;
• Incidência de tributos sobre atividades que antes não eram alcançadas, como a locação de imóveis, em determinadas situações;
• Criação do Imposto Seletivo, que incidirá sobre produtos e serviços prejudiciais à saúde e ao meio ambiente.

Essa etapa exige que gestores revisem modelos de fornecimento, estoques, financiamento e vendas, além de capacitar equipes executivas e operacionais para interpretar corretamente as novas regras.

2 – Avaliação de processos e contratos

Após compreender os impactos, a empresa deve avaliar como eles atingem operações, rotinas e contratos.

Questões que precisam ser respondidas:

• Os processos contábeis e fiscais estão preparados para a nova legislação?
• O sistema de precificação permanece viável?
• Será necessário renegociar contratos com clientes e fornecedores?
• A equipe atual está dimensionada e capacitada para lidar com as mudanças?

Em alguns casos, será fundamental estabelecer estratégias de comunicação com parceiros comerciais para justificar alterações em preços, cláusulas contratuais ou condições de fornecimento.

Como a transição impacta toda a cadeia de valor, a cooperação entre empresas, clientes e fornecedores será decisiva para ajustes consistentes.

3 – Reestruturação de processos e sistemas

Na fase operacional, será indispensável adaptar sistemas de emissão de notas fiscais, contabilidade e gestão tributária para processar os novos tributos.

Algumas perguntas importantes:

• O emissor de notas já possui os campos de IBS, CBS e IS?
• O sistema contábil está apto a registrar as novas obrigações acessórias?
• Há necessidade de integração com ferramentas de automação tributária ou inteligência fiscal?

Uma base tecnológica confiável será essencial para evitar erros, reduzir riscos de penalidades e garantir agilidade no processamento das informações.

A atualização dos sistemas também pode ser oportunidade para investir em soluções mais modernas, que ofereçam gestão integrada e maior precisão nos registros fiscais.

4 – Governança tributária e compliance

Além das adaptações operacionais, será necessário fortalecer a governança tributária e os mecanismos de compliance.

Isso inclui:

• Monitorar os créditos acumulados durante o período de transição;
• Acompanhar a publicação de PECs complementares e leis ordinárias, que ainda detalharão aspectos da implementação;
• Revisar os controles internos para reduzir riscos e assegurar conformidade;
• Contar com suporte especializado de contadores e equipes tributárias para o planejamento estratégico.

Como a transição ocorrerá em etapas até 2033, ajustes de rota podem ser necessários ao longo do processo, exigindo constante monitoramento e atualização.

Impactos esperados da Reforma Tributária

O novo modelo de tributação sobre o consumo tem como principais objetivos:

• Simplificação do sistema atual, com a substituição de tributos como ICMS, ISS, PIS e Cofins;
• Redução da cumulatividade, por meio de crédito amplo e não cumulativo;
• Aumento da transparência e padronização na cobrança;
• Criação do Imposto Seletivo, para desestimular consumo de itens nocivos à saúde e ao meio ambiente.

Embora a promessa seja de maior racionalidade e eficiência, as mudanças exigirão planejamento tributário e revisão estratégica das operações para evitar impactos negativos em custos e margens.

Com a proximidade do início da transição em 2026, empresas de todos os portes precisam acelerar seus processos de adaptação à Reforma Tributária.

A compreensão da legislação, a revisão de contratos, a atualização tecnológica e o fortalecimento da governança são etapas essenciais para garantir conformidade e competitividade.